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电力企业如何有效地管理员工上网的行为
双击自动滚屏 发布时间:2009-12-21 14:37:37 【字体:
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 随着电力企业信息化建设的深入和推广, Internet网络在电力企业的应用愈发广泛。从企业门户平台的建设到公文、数据的传递,从VPN企业专用信息通道到全集团的视频会议,Internet网络的应用已经成为电力企业提高工作效率,进行实时沟通的有力保证和手段。同时,在全球经济一体化的今天,电力企业正处于由传统的管理型企业向学习型企业过渡的阶段,Internet网络作为企业收集各类信息情报、与外界沟通以及员工获得专业知识与信息的重要来源。然而,网络也是各种娱乐活动的渠道,是分散员工精力、生产力流失的根源,重要资料的泄漏和不可控的安全隐患也使电力企业面临巨大经济损失和法律风险。

  无序上网带来的风险与损失

  据美国科技调查机构IDC的调查指出:“企业员工大约30%~40%对网络的使用是跟工作无关的。中国企业的情况略高于这个比例。中国员工每周花在网上处理私人事务的时间为5.6小时,中国的IT主管认为员工每周会花费至少6.2小时进行网上冲浪,83%的中层管理人员在办公时间内浏览与工作无关的网站。”

  我们姑且不去深究此数据的真实程度,电力行业也没有专门对此的调查研究机构。但现实的情况却反映出问题的严重性。某省级电网公司的领导感叹道:“在股票市场情况好的时期,每天我上班经过办公室走廊,满眼望去全是红红绿绿的股票软件,这不是我要的办公氛围,也不是正常企业员工的精神面貌。”某企业信息主管的发言也多少透露出些无奈:“公司开通了视频会议系统,并租用了宽带通道。结果带宽被占用,视频会议系统无法正常运行。我们增加了带宽,但仍然没有解决问题。”“工作时间,我一天要花超过5个小时在网络上。”企业员工小苗认为自己有些沉溺于网络,“如果我知道我能在2个小时内完成工作,我就会把任务拖到最后一分钟,而其他时间用来在网上闲逛。”

  员工的无序上网行为给企业带来巨大的风险与经济损失,归纳起来主要有以下3点:

  第一是浪费了员工的工作时间,影响工作效率。个人沉溺于网络或者“身在曹营心在汉”的现象屡见不鲜。个人工作效率及工作状态的低下,最终会反映到工作业绩上,影响到个人在企业中发展。而且它具有扩散效应,八卦新闻、小道消息一旦成为工作时间的谈资,必然极大破坏办公室的工作氛围。

  第二是企业面临多重风险,管理文化被扭曲。首先企业面临的是违反国家法律法规的风险,反动、黄色的言论通过网络在企业内部传播,直接会导致企业面临国家法律的制裁,企业领导难辞其咎。其次企业面临的是信息安全风险,企业商业机密、重要文献可以通过网络以MSN、QQ、邮箱等多种方式快速、方便的流失出去;木马、蠕虫、钓鱼等网络陷阱可以轻易冲垮企业的网络环境,甚至导致企业整体IT系统的瘫痪;电影、音乐、网络游戏等上网带宽的侵占,造成网络阻塞,影响企业内部、企业外界无法正常信息交换,正常的企业网络应用系统根本就运用不起来。再者是企业的管理文化被扭曲,企业工作效率整体下降。

  第三是网络投资加大,企业成本上升。企业推广信息化建设、建立网络应用环境是为了提高工作效率,降低办公成本。网络资源浪费迫使企业加大网络投资,带宽从10M增加到100M、200M,但仍然没有达到预期的效果,网络投资导致了成本的上升,利润的下降。

  和谐的管理,可推动企业发展

  如何有效地管理员工上网的行为?电力企业的领导、IT主管、行业专家之间存在着不同的看法。第一种是思想是以“严格管理”为基础,极端的表现是实现公共网与局域网物理隔离,这种做法看似干净彻底,但从某种意义上讲是企业管理的倒退。因为它导致了信息沟通的断裂,企业内部之间、企业与外界之间不能及时、有效地信息传递。员工失去了从网上获取知识的途径,影响到企业员工的情绪,不利于企业文化的建设。所以多数人倾向于以“按需分配、有效掌控、保护重点、保留空间”为出发点,企业要根据工作岗位的实际需要合理分配带宽,及时掌握内部网络应用的状况,做出企业上网策略,同时为员工保留一部分空间和自由度的“人性化的管理”。

  企业内部并不是所有的员工都需要网络的,信息、营销、新闻、生技、采购等部门的员工需要上网,而其他部门上班时间利用网络工作的情况很少。所以可根据不同岗位、不同级别来设定上网策略。针对反动、黄色的信息进行过滤和屏蔽。企业重要文献和商业机密设定访问机制,根据访问人员的级别来设定打印、下载、拷贝的权限,避免企业资源的流失。网络游戏、网上购物、电影、音乐的下载等与工作无关,上班时间内应明确禁止,在休息时间内可以适当开放,毕竟他们可以作为员工身心调节的工具。QQ聊天、员工私人邮件、技术资料的下载应按各单位具体情况采取措施,前提是要保证企业信息安全和网络正常运营。所以,员工上网行为的管理看似简单,但要做到精细化管理并非易事。如何使“无序上网”变成“精细管理下的和谐上网”,把管理者与被管理者之间观念统一起来,是广大电力企业面临的管理挑战。

  精细化管理需要借助信息化手段

  企业上网管理是在管理员工。对于人的管理,表面上是依靠制度的约束,从长远角度来讲,是靠企业文化的建设。要形成好的管理制度、特色的管理文化,必须处理好企业管理当中每天都发生的形形色色各种各样的执行问题,重视执行过程、执行跟踪、执行环节、执行反馈、执行效果等,培育好企业的执行文化,方可实现企业管理制度落地。合理的管理制度需要对情况的真实了解,需要运用信息技术对企业网络使用情况进行追踪和分析。只有掌握了第一手资料,才能有针对性制定网络管理策略。制度的执行依靠传统人力监督已无法进行,需要借助信息技术、网络管理产品来实现。第一,它可以管理到企业的每一个岗位;第二,它可以对不同网络应用采取不同管理策略;第三,它转移了管理与被管理之间的矛盾;第四,它可反馈管理的效果。随着解决企业员工上网管理问题的迫切性和普遍性,以科技为代表的众多IT企业推出了企业网络应用管理信息系统——员工上网行为管理。

  据左英男先生介绍:“员工上网行为管理的概念最早起源于美国,这是信息安全发展的结果,信息安全研究的重点已经从原来的网络技术解决转向对企业管理支持,这款产品研发的理念是要配合企业的管理要求,其最终目标是帮助企业实现的管理文化。科技在研发过程中遵循了以下几点:第一是管理要全面化,对当前网上流行的各种程序都要能够控制;第二是要具有灵活性,根据用户管理需要,灵活制定上网管理策略。第三是产品本身性能要好,要有很强的稳定性和数据处理能力,不能因为配置了产品反而降低了网络速度和网络稳定。第四是要能够提供详细的网络监控数据,这些数据要让管理者一看就明白,而不是大量技术数据的堆砌。第五是产品的易用性,信息主管能够快速部署和修改管理策略。第六要考虑突发事件的产生,提供给用户对突发事件进行及时处理功能。”

  部分电力企业已经部署了员工上网行为管理产品,并取得了不错的管理效益和经济效益,但如何建立企业的上网文化,如何处理好企业网络应用监督和员工隐私权的保护,仍然是电力企业需要长期思考的问题。看来,企业Internet应用的和谐管理之路还很长!

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